Så förhandlar du rätt pris med kunden
Att förhandla fram och få sign off på en offert för ett uppdrag kan vara både svårt och tidskrävande och är inte helt sällan lite obehagligt. Risken är stor att man talar om varandra och tappar affären när kommunikationen brister. Här är tipsen som gör dig till en knviskarp förhandlare.
1. Gör din läxa innan du skriver offerten
- Innan du påbörjar ditt offertskrivande se till att du har pratat igenom projektet noga med kunden. Skapa dig en ordentlig uppfattning om kundens priskänslighet och ställ frågor på vägen där du även stämmer av förväntningarna vad gäller de kostnader som varje del innebär. Avvakta kundens spontana feedback när du ger fingervisningar om de kostnader som olika val av tex arbetsmaterial/utförande, antal resurser eller projektets omfattning medför. Förklara redan här vad som kostar lite extra att genomföra. Du kan även använd gamla årsredovisningar för att få en större förståelse för kundens totala kostnadsbild och i grova drag räkna ut vilken typ av budgetar som borde förligga för olika funktioner i kundföretaget.
2. Förhandla med “rätt” person
- I många företag finns en praxis att man låter en yngre förmåga ta de första mötena med en entreprenör. Det beror oftast på sund intern delegering och blir ett sätt att hantera tidsbrist hos ledning och andra beslutsfattare. Resultatet blir tyvärr ofta att den riktiga beslutsfattaren högre upp i organisationen inte engagerar sig förrän själva konstaden för projektet skall godkännas. Ibland har då tom rena arbetsmöten inletts för vilka man egentligen borde ha betalt. Undvik detta genom att i ett tidigt skede tillsätta en officiell styrgrupp för projektet (i vilket fall beslutsfattaren definitvt kommer namnges) eller helt enkelt fråga kunden “vilka mer som bör engageras internt” för att driva projektet på bästa sätt. Verka för att få till ett möte med den som har det egentliga budgetansvaret så tidigt som möjligt under förhandlingarna.
3. Undvik oväntade överaskningar i offerten
- En bra offert skall bara vara en bekräftelse på vad som redan är överenskommet i tidigare diskussioner och möten. Ett skriftligt förtydligande av det muntliga som punktar upp kostnader och arbetsmoment och som ligger i linje med kundens förväntningar i sammanhanget. Att i offerten “passa på” och addera något som man inte diskuterat med kunden under resans gång är sällan en lyckad idé. Åtminstone inte om man tänkt ta extra betalt för tillägget.
4. Se till att din offert är skalbar
- Det bästa sättet att aldrig få en offert refuserad är att få med så gott som alla möjliga projekupplägg i ditt förslag. Genom att dela upp projektet i faser, steg eller olika moduler får du en klart ökad förhandlingsförmåga när ni sedan ska gå igenom offerten verbalt. Du kan alltid föreslå att stryka vissa delar om det visar sig att du håller på att prisa ut dig själv ur projektet. Du kan tom presentera två lösningar där du har en “rekommenderad” lösning (oftast den dyrare) och en “fungerande” lösning som får jobbet gjort men i ett mer bantat (och klart tristare) utförande. Oftast hamnar man någonstans mitt emellan och skriver en ny offert på det som båda kan acceptera.
5. Var pragmatisk och utgå ifrån din egen smärtgräns
- Det första du ska ta reda på när du offererar en tjänst är var din egen eller din organisations ekonomiska smärtgräns ligger. Var ligger breakeven för projektet. Var din maxförväntan på vad du tror att du kan få betalt ligger visste du redan i taxin på väg från det första mötet med kunden. Alla hoppas på att kunna fakturera som en kung efter ett lyckat möte. Det viktigaste är därför att du själv vet var du går back på uppdraget. Detta betyder dock inte att du automatiskt ska tacka nej till uppdrag som du kanske bara nätt och jämnt går runt på. Ibland kan det ju vara värt att nästan jobba gratis för att långsiktigt få in en bra kund eller kunna lägga till ett prestigefyllt uppdrag på sin CV. Så var pragmatisk i förhandlingarna och ställ dig frågan varför du vill ta dig an projektet och vilka dörrar det kan öppna framöver kunden ifråga eller hos kommande kunder. Man behöver inte ha goda marginaler i alla projekt.
6. Var flexibel med betalningsalternativ
- Ett bra sätt att minimera risken för att en affär skall gå i stöpet är att i fall där man ligger långt ifrån varandra prismässigt istället diskutera olika betalningalternativ. Ofta kan man lättare mötas om en del av betalningen består i någon typ av barter av tjänster eller produkter. Kanske har kunden en vara som du eller ditt företag behöver. Det kan röra sig om allt från kostnadsfria hotellnätter, en resa för familjen eller datorer och utrustning som ditt företag behöver. Det är inte heller ovanligt att man som betalning för ett uppdrag kan få aktier och kanske bli delägare i kundens företag. Naturligtvis innebär sådana lösningar en viss risk men kan visa sig mycket lönsamt. I synnerhet om man tror på företaget. En positiv bieffekt blir ofta även att uppdraget känns roligare och projektmedlemmarna får lättare att engagera sig i kundföretagets produkter eller tjänster.
7. Dela upp betalningen för att minska osäkerhet
- Ibland kan det vara lämpligt att dela upp själva betalningen av ett arbete i flera delar. Ofta betalas halva summan vid projektstart och återstående belopp vid utfört arbete. Det är ett bra sätt att minska risken för båda parter om man inte gjort affärer tidigare. Delbetalningar kan också vara aktuella om kundens likviditet sätter begränsningar för projektets omfattning. För bolag som precis startat upp eller som är beroende av riskkaptial för sin finansiering är ofta likviditetsproblem något som drabbar företaget vid olika typer av expansion. Särskilt om det rör sig om en storsatsning på en ny produkt eller ny marknad. Eftersom inget företag gärna skyltar med likviditetsproblem som trots allt är en del av entreprenörens vardag kan delbetalningen vara ett smidigt sätt att komma ur en återvändsgränd i förhandlingen.
8. Var beredd på skambud och tappa inte humöret
- Att få ett skambud från en kund kan kännas trist. Särskilt om man redan lagt ned mödosamt arbete på att ta fram skisser eller lagt en massa tid på förarbete och offertskrivning. Har du dock gjort din läxa rätt (punkt 1 igen mao) och konstaterat att det finns en seriös köpvilja hos kunden genom att prata med beslutsfattaren i företaget så kan du oftast ta eventuella skambud med ett leende. Alla vill vara duktiga förhandlare och bli hjältar i den egna organisationen för att man fått en tjänst utförd till ett lägre pris än väntat. Så kundens skambud kan kännas som en förolämpning men faktiskt vara ett tafatt men ändå inte ondsint menat försök att plocka poäng internt. Om så är fallet kan det vara bra att med humorn i behåll förklara varför ett så lågt prisläge inte fungerar. Genom att bryta ned och återigen förklara kostnaderna och laborera med skalbarheten kan det ofta vara värt att ta diskussionen ett varv tlll innan man ger upp. En viktig regel i sammanhanget är att alltid hålla stilen. Många tror tyvärr att “vara en tuff förhandlare” innebär att man ostraffat kan vara en “otrevlig förhandlare” Detta är naturligtvis helt fel. Och leder oss till nästa punkt…
9. Gå aldrig in i ett projekt som inte är en “Win-win”
- Denna punkt blir särskilt viktig om man inte tar reda pengar som betalning utan bartrar tjänster, utbyter aktier eller på andra sätt går in och delar risk i ett projekt. Många gånger kan det vara frestande att köra igång ett projekt där man kanske förhandlat till sig lite väl goda villkor eller har avsevärt mer att vinna på samarbetet än den andre parten. För bara för att man har ett kontrakt på att vissa saker skall utföras enligt en överenskommelse, så gör obalansen mellan parterna vad gäller de faktiska fördelar som projektets slutförande genererar, ofta att någon typ av osämja skapas med tiden. Den part som känner sig lurad eller tycker sig “jobba gratis” kommer garanterat att göra ett sämre jobb, på längre tid och göra allt för att kompensera utebliven fakturering i andra projekt eller sammanhang om så är möjligt. Ett annat sätt att se det på är att “om något låter för bra för att var sant, så är det oftast det”. Undvik alltför snedfördelade projekt där någon part riskerar att känna sig utnyttjad och din vardag kommer att bli väldigt mycket enklare.
10. Tänk långsiktigt och våga tacka nej till ett uppdrag
- Om det känns för svårt att mötas kring pris och omfattning på ett projekt är det viktigt att komma ihåg att det inte är fel att tacka nej. Många räds att tacka nej till uppdrag av flera skäl, ofta även trots att klara signaler på att det vore rätt beslut i sammanhanget förekommer. Ofta är man rädd att tappa en tidigare värdefull relation med ett företag och ser en strandad förhandling som ett alltför definitivt avslut på kundrelationen i fråga. Faktum är att många kunder får en ökat respekt för dig som yrkesman när de får ett nej från dig som leverantör. För en del är det först i det läget som självkritiken kommer fram och insikten om motpartens egentliga värde framträder. Ett vanligt resultat blir ironiskt nog att kunden kommer tillbaka efter på nytt strandade diskussioner med en annan leverantör och är denna gång betydligt mer förhandlingsbenägen och mån om att återupprätta och bibehålla en god relation. Du bör även alltid hålla i åtanke vad du har för “alternativkostnader” i samband med att du tar på dig ett ofördelaktigt uppdrag. Kanske missar du andra mer utvecklande eller mer lönsamma uppdrag som långsiktigt tar dig och ditt företag i rätt riktining som organisation.
Lycka till!
